オフィス移転ガイド

移転の目的を明確にし、新しいオフィスに求める条件を設定する

移転の目的は様々ですが、「社員が増えたので広くしたい」「賃料が高いのでコストパフォーマンスを良くしたい」「立地のよい場所に移りたい」「建物の設備が不十分になってきた」など、目的を明確にすることで、新しいオフィスに求める必須条件や優先順位など具体的な条件設定につながり、より満足のいくオフィス移転につながります。

オフィス市場の把握

賃貸オフィス物件の比較検証や、条件面での交渉準備のためにも、不動産会社から情報を入手し、オフィス市場をしっかり把握することも大切です。

情報収集して、気になる物件はしっかり見学

不動産会社へ、より具体的な条件内容や移転目的を伝え、多くの物件情報を収集します。また、気になる物件は可能な限り見学をして、ビルの環境や設備・周辺環境などをチェックすることをお勧めします。

賃料や敷金・保証金のチェックは欠かさずに

敷金として最初に賃料の何カ月分が必要なのかという点や、賃料改定時の取り決めなど、細かいところまで確認します。

設備の利用方法や工事に関するルールもチェック

空調設備の稼働時間制限や、オフィス自体の利用時間もしっかりと確認し、業務に不都合がないかをチェックします。電気工事や内装工事を指定される場合もあるので、指定業者の有無も確認しておきます。

レイアウトのプランニング

レイアウト決定後、目的に応じて、執務室や打ち合わせスペース・会議室・休憩スペースなど、具体的なレイアウトプランを決めていきます。レイアウトによっては空調・照明の増設、移転等の工事が必要になるケースもあるので、図面を確認しながら進めます。

ネットワーク配線やサーバ機器などは特に注意

レイアウトに合わせてネットワーク配線が必要になります。サーバールームが必要な場合は、設置場所や空調・電源増設の判断などが必要になるので特に注意が必要です。

忘れてはいけない、各種手続き

移転には、関係官庁への届け出や、電話・インターネット回線の手続きなど、様々な手続きが必要になるため、漏れのないように進める必要があります。

その他業務における手続き

取引先への通知書類の作成や、会社案内・封筒などの各種印刷物、WEBサイトの内容など社内ツールの変更も忘れずに進めます。

スムーズな引越しのために

予め、注意事項やスケジュールを社員に告知し、荷物のラベリングなどに気をつけておくと、安全でスムーズな移転が行えます。

旧オフィスの契約完了にむけて

契約期間終了日までに原状回復の状況を確認し、オフィスの明け渡しを行います。鍵の返却や預託金の償還なども最後までしっかり行うようにします。

新オフィスの確認

貸室内の設備等の作動状況も念のため確認しておくことが必要です。